Prodej OV - Výkup / Aukce

Kompletní návod pro zpracování výkupu vozidel a práci s aukcemi.

1. Zpracování výkupního leadu

Odkaz na podrobný návod zde
Tento návod vám ukáže, jak správně zpracovat výkupní lead v systému Lead2Car. Proces zpracování výkupního leadu je podobný zpracování běžného leadu, ale s několika klíčovými rozdíly, zejména na konci procesu.

1. Vytvoření nebo výběr výkupního leadu

Pokud chcete zpracovat výkupní lead, začněte tím, že vytvoříte nový lead nebo vyberete již existující záznam. V případě nového leadu zadejte informace o zákazníkovi, jako je jméno, telefonní číslo a další relevantní údaje. Tyto údaje již obvykle máte připravené, protože lead je generován systémem nebo je ručně zadán. Následně vyplňte další požadované informace, například zdroj poptávky (např. návštěva prodejny) a uložte změny.

2. Kontaktování zákazníka

Po vytvoření nebo výběru leadu je dalším krokem kontaktování zákazníka. Ze stavu „Nový“, který lead má, když je nově vytvořen, změňte stav na „Kontaktován úspěšně“ nebo „Kontaktován neúspěšně“, podle výsledku kontaktování. Vyplňte všechny potřebné informace, včetně podrobností o nabízeném vozidle, pokud jsou dostupné.

3. Zpracování nabídky výkupu

Pokud má zákazník zájem o výkup vozidla a vozidlo je již v databázi, vyberte odpovídající záznam vozidla z nabídky. Jakmile je výkup buď realizován, nebo nerealizován, je důležité lead správně uzavřít.

4. Uzavření výkupního leadu

Na rozdíl od běžného leadu, kde se po úspěšném uzavření vytváří příležitost, u výkupního leadu se žádná příležitost nevytváří. To je proto, že proces končí realizací nebo nerealizací výkupu.

• Výkup realizován: Pokud výkup proběhl úspěšně a vozidlo bylo vykoupeno, změňte stav leadu na „Výkup realizován“.
• Výkup nerealizován: Pokud výkup neproběhl, změňte stav leadu na „Výkup nerealizován“.

Po uzavření leadu se záznam zamkne a je označen jako vyřízený.

2. Vytvoření záznamu v pořadači

Ve druhém kroku je třeba v HeN založit záznam výkupu na odpovídajícím pořadači. Vozidlo buď splňuje podmínky pro zařazení do BMW BPS / Mini NEXT nebo tyto podmínky nesplňuje a pak bude zařazeno/založeno do příslušného pořadače Ojeté vozy. Založení záznamu proveďte přímo v odpovídajícím pořadači vozů BMW BPS / Mini NEXT nebo Ojeté vozy. Jako Typ objednávky zvolte „Výkup“, vyplňte potřebné údaje: S odpočtem DPH, Druh vozu, Stav km, VIN, Majitel/Dodavatel, Nákupní cena, prodejní cena, příznak Prémium selection.

4. Přijetí vozidla na sklad OV

Následně je nutné vykoupené vozidlo naskladnit a připojit záznam faktury došlé. Naskladnění provedete stisknutím tlačítka „Příjem vozu“ (pokud jste výkupní cenu ještě nezadali, budete vyzváni k jejímu zadání). Na dokladu Příjemky klikněte na horní liště (ribonu) na tlačítko „Realizace příjemky“.

Po úspěšném naskladnění se stav objednávky změní na „Naskladněno“.

5. Inzerce vozidla na web

Inzerci vykoupeného vozidla na Web a TipCars nastavíte v záložce Vozidlo + Web, kde vyplníte všechny potřebné údaje a nahrajete fotografie vozu.

Jakmile je vozidlo nafocené a zveřejněné na inzertních portálech, můžete jej nabídnout zákazníkům a pokračovat v procesu prodeje.

6. Nabídková cena pro inzerci + cenové kroky

Odkaz na návod zde
Tento návod popisuje postup, jak nastavit a upravit nabídkovou cenu skladového vozidla pro inzerci na inzertních portálech prostřednictvím systému Lead2Car.

1. Informace o cenách a slevách

Informace o ceně skladového vozidla najdete v záložce "Základní informace" v sekci "Ekonomika vozidla a zákazník". Zde jsou uvedeny následující informace:

• Ceníková cena
• Nabídková cena
• Aktuální sleva

Všechna tato políčka jsou zamčená a mají pouze informativní charakter. Změny v cenách a slevách se provádějí v záložce "Nabídka".

2. Použití kalkulačky pro výpočet slevy

V záložce "Nabídka" je k dispozici také kalkulačka, kterou můžete použít k výpočtu slevy na vozidlo. Můžete zadat buď procentuální slevu, nebo slevu v absolutní částce. Po zadání slevy stiskněte tlačítko kalkulačky a systém vypočítá novou nabídkovou cenu.

Po výpočtu nové ceny je nutné kliknout na tlačítko "Potvrdit", aby se změna projevila na inzertních portálech.

3. Nastavení nabídkové ceny

V záložce "Nabídka" můžete upravit nabídkovou cenu vozidla. Upozornění: Jakmile zde změníte nabídkovou cenu, automaticky se tato změna projeví na inzertních portálech.

Pro úpravu nabídkové ceny jednoduše zadejte novou cenu do příslušného pole a potvrďte kliknutím na tlačítko "Potvrdit".

Pod tabulkou na kartě "Nabídka" můžete také vidět historii všech změn cen, včetně toho, kdo změnu provedl a kdy byla změna provedena.

Tato funkce vám umožňuje snadno sledovat veškeré úpravy cen a zajišťuje transparentnost při správě nabídek.

Upozornění: Potvrzením nové ceny v systému Lead2Car dojde ke změně nabídkové ceny na všech propojených inzertních portálech. Buďte opatrní při změnách cen, protože tyto změny se okamžitě promítnou na inzertních portálech a mohou ovlivnit vaše prodejní strategie.

7. Vytvoření leadu

Odkaz na návod zde
Nejdříve z levého menu vyberte možnost "Leady". Následně pro vytvoření nového leadu vyberte z horního panelu možnost "+ Nová".

8. Zařazení leadu

Odkaz na návod zde
Nejdříve z levého menu vyberte možnost Leady. Následně otevřete ze seznamu ten lead, který je třeba zařadit. Pro zařazení leadu mezi kontakty (tedy deaktivaci leadu a vytvoření kontaktu) zvolte možnost "Zařadit" na horním panelu.

Pokud je vše v pořádku, současný lead se deaktivuje a vytvoří se z něj nový kontakt.

9-10. Obchodní příležitost / Editace objednávky

Poté, co se z vytvořeného leadu vrátíte zpět do HeN na pořadač „Obchodní příležitost“, klikněte na tlačítko „Založení/aktualizace objednávky“. Tímto dojde k otevření původního záznamu výkupu příslušného vozidla.

Na otevřený záznam výkupu do pole „Zákazník 2“ doplňte údaje nového zákazníka z leadu v L2C. Na základě informací z L2C je také možno upravit nebo doplnit prodejní cenu.

11. Rezervace vozidla v systému Lead2Car

Odkaz na návod zde
Tento návod popisuje postup, jak vytvořit rezervaci vozidla buď přímo na vozidle, nebo z příležitosti v systému Lead2Car.

1. Rezervace z příležitosti

Rezervaci vozidla můžete vytvořit přímo z příležitosti. Tento způsob je rychlejší, protože systém automaticky přenese informace z příležitosti na vozidlo.

1. Otevřete příležitost, ke které chcete vytvořit rezervaci. Ujistěte se, že v příležitosti je vyplněno pole „Skladové vozidlo“.
2. Systém vás upozorní, pokud je vozidlo již rezervováno. V takovém případě je potřeba domluvit se s předchozím rezervujícím, zda může být rezervace přepsána, či nikoliv.
3. Pokud vozidlo není rezervováno, vyplňte datum rezervace „Rezervace do“ a případně přidejte poznámku.
4. Klikněte na „Uložit“ nebo pokračujte dále v procesu.

2. Rezervace přímo na vozidle

Rezervaci lze také vytvořit přímo na kartě vozidla.

1. Otevřete kartu vozidla, které chcete rezervovat.
2. Najděte sekci „Rezervace“ a nastavte pole „Vozidlo rezervováno“ na „Ano“.
3. Vyplňte pole „Rezervace do“ (datum, do kdy má být vozidlo rezervováno) a „Rezervoval“ (osoba, která rezervaci provedla).
4. Přidejte případnou poznámku nebo příležitost, pro kterou je rezervace vytvářena.
5. Klikněte na „Uložit“.

Po uložení bude na vozidlo přidána poznámka o rezervaci a při otevření vozidla systém zobrazí upozornění, že je rezervováno.

12. Zálohová faktura

Výši zálohové platby dohodnuté se zákazníkem vyplníte do příslušného políčka a zadáte „Platební podmínku.“ Následně můžete stisknutím tlačítka „Vytvořit zálohu“ vytvořit zálohovou fakturu pro budoucího zákazníka.

13. Podpis kupní smlouvy

Ze záznamu Výkupu se tlačítkem „Zahájení prodeje“ vytvoří záznam do příslušného pořadače „Ojeté vozy k prodeji XXX“, kam se propíší údaje o vozu zadané ve výkupní objednávce (VIN, SPZ, Model, atd.) a údaje nového zákazníka z leadu v L2C. V této chvíli je také možné vystavit zálohovou fakturu, pokud ještě nebyla vystavena na záznamu Výkupu.

V tuto chvíli již můžete zákazníkovi stisknutím tlačítka „Kupní smlouva Ojeté/Prémiové“ vytvořit PDF soubor s kupní smlouvou. Pokud potřebujete sepsat Dodatek ke smlouvě, tak jej můžete vytvořit tak, že dohodnuté záležitosti napíšete do okénka „Dodatek ke smlouvě“ na záložce SeZ + Poznámky. Dodatek následně vytisknete tlačítkem „Tisk Dodatku“ a provedete elektronický podpis. Dodatek je pevně svázán s číslem objednávky, které se týká. Pokud dodatků máte více a potřebujete je číslovat, tak číslo dodatku napište přímo do textu.

Pokud potřebujete sepsat Dodatek ke smlouvě, tak jej můžete vytvořit tak, že dohodnuté záležitosti napíšete do okénka „Dodatek ke smlouvě“ na záložce SeZ + Poznámky. Dodatek následně vytisknete tlačítkem „Tisk dodatku“ a provedete elektronický podpis. Dodatek je pevně svázán s číslem objednávky, které se týká. Pokud dodatků máte více a potřebujete je číslovat, tak číslo dodatku napište přímo do textu.

Během procesu prodeje vozu je nutné vyřídit záležitosti GDPR a k vyřízení tohoto úkonu je vhodné mít zákazníka fyzicky přítomného! Celý proces pak vypadá takto: Pokud jste na Objednávce, tak vyberte GDPR a objeví se vám takovéto okno. Dále klikněte na tlačítko „Udělit a podepsat“ a otevře se vám okno s QR kódem, který můžete načíst do tabletu a nechat zákazníkem podepsat. Jakmile se tak stane, tak klikněte na „Podepsáno“ a tímto se udělí souhlas se všemi možnostmi. Pokud by si kupující některý ze způsobů nepřál schválit, tak jej zrušíte kliknutím na tlačítko „Neudělit“. Alternativní možností, jak GDPR vyřídit, je kliknout na tlačítko „Tisk“, vytvořit si PDF a to nechat zákazníka na tabletu nebo po tisku na papír podepsat.

14. Daňový doklad

Ze záznamu Výkupu se tlačítkem „Zahájení prodeje“ vytvoří záznam do příslušného pořadače „Ojeté vozy k prodeji XXX“, kam se propíší údaje o vozu zadané ve výkupní objednávce (VIN, SPZ, Model, atd.) a údaje nového zákazníka z leadu v L2C. V této chvíli je také možné vystavit zálohovou fakturu, pokud ještě nebyla vystavena na záznamu Výkupu.

V tuto chvíli již můžete zákazníkovi stisknutím tlačítka „Kupní smlouva Ojeté/Prémiové“ vytvořit PDF soubor s kupní smlouvou. Pokud potřebujete sepsat Dodatek ke smlouvě, tak jej můžete vytvořit tak, že dohodnuté záležitosti napíšete do okénka „Dodatek ke smlouvě“ na záložce SeZ + Poznámky. Dodatek následně vytisknete tlačítkem „Tisk Dodatku“ a provedete elektronický podpis. Dodatek je pevně svázán s číslem objednávky, které se týká. Pokud dodatků máte více a potřebujete je číslovat, tak číslo dodatku napište přímo do textu.

Nezapomeňte se zákazníkem OV vyřídit záležitosti GDPR!

15. Předávací protokol

Po vyfakturování vozidla dojde k ukončení objednávky a ta již nebude v původním pořadači. Jakmile budete potřebovat v procesu pokračovat k dalším krokům, vyfakturovanou objednávku najdete v těchto pořadačích:

1. Konkrétní archiv příslušného útvaru (Např. pokud objednávka byla vytvořena v pořadači Objednávky BMW_BSL, tak ji najdete v pořadači Archiv objednávek BMW_BSL).
2. Archiv objednávek vše.
3. Všechny zakázky na NV a OV.

Poté, co proběhnou předchozí úkony a již má pouze dojít k fyzickému předání vozu zákazníkovi, vyhledejte v kterémkoli z výše uvedených pořadačů požadovanou objednávku a otevřete ji. Nyní klikněte na tlačítko „Předání vozu skutečné“. Zobrazí se dialogové okno, kde bude předvyplněné datum, ve kterém úkon provádíte, a toto datum můžete dle libosti změnit.

V zobrazeném dialogu je „Poznámka“, kde jsou vyjmenovány věci, které mají být předány současně s vozidlem. Tento seznam můžete libovolně upravit. Údaje, které zde zadáte, se propíšou na Předávací protokol, který se vytvoří po stisknutí tlačítka OK.

17. Datum Retailu

Po kliknutí na tlačidlo „Datum retailu“ zadajte príslušný dátum retailu.

Dodatek

Pokud potřebujete odeslat dokumenty zákazníkovi e-mailem, můžete je nalézt v tzv. dynamických vztazích ve složce „Dokumenty EDM“. Zde se shromažďují různé vytvořené dokumenty, jako jsou objednávky, zálohové faktury, faktury, atd.

Pro odeslání vybraných dokumentů klikněte na text „Dokumenty“, čímž se otevře nové okno. Zde uvidíte pod sebou všechny dostupné dokumenty. Vyberte jeden nebo více z nich, které chcete zákazníkovi odeslat, a klikněte na tlačítko „Odeslat“. Tím se otevře nový e-mail v Outlooku s vybranými dokumenty jako přílohou, připravenými k odeslání.